Reporting / Google Data Studio
Den Wochenbericht automatisch als PDF erhalten
Ein vorhandener Data-Studio-Bericht kommt nach einem festen Zeitplan als PDF ins Postfach.
Ein Wochenbericht, der zum richtigen Zeitpunkt vorliegt
Wenn Ihr jede Woche denselben Bericht öffnet, als PDF speichert und verteilt, lässt sich die Zustellung vereinfachen. Ein vorhandener Data-Studio-Bericht kann nach Zeitplan als PDF im Postfach ankommen. Damit spart Ihr Euch den wiederkehrenden Versandgriff und schafft einen festen Zeitpunkt für die gemeinsame Durchsicht. Entscheidend bleibt, dass der Bericht die richtigen Daten und den passenden Zeitraum zeigt.
Das Beispiel ist eine Werkstatt, die montags ihre Auslastung betrachtet. Die Leitung möchte sehen, wie viele Stunden in der vergangenen Woche erfasst wurden und wo Rückfragen nötig sind. Der automatische Versand übernimmt die Zustellung. Ob die Stunden vollständig und fachlich richtig erfasst sind, muss die Werkstatt weiterhin prüfen.
Bericht und Berechtigungen vorbereiten
Voraussetzung ist ein fertiger Bericht mit funktionierenden Datenquellen sowie Planungsrecht, Bearbeitungsrecht oder Eigentümerschaft. Ohne Pro ist pro Bericht ein Zeitplan möglich, höchstens einmal täglich. Die geplante Zustellung erlaubt maximal 50 Empfängeradressen; weitere Kontingente hängen vom Kontotyp ab. Der Zeitplan nutzt die Betriebssystem-Zeitzone. Zahlen und Daten erscheinen im geplanten Bericht laut Anbieter in US-englischen Formaten.
Öffnet den Bericht zunächst selbst und lest ihn wie eine Person, die ihn zum ersten Mal erhält. Sind Einheiten, Zeitraum und die Bedeutung der Kennzahlen erkennbar? Entfernt für die regelmäßige Zustellung entbehrliche Seiten aus Eurer Auswahl. Ein kompakter Bericht mit einer klaren Frage ist im Alltag leichter zu prüfen als eine umfangreiche Sammlung ohne erkennbaren Zweck.
Die erste Zustellung einrichten
Öffnet den bestehenden Bericht und wählt unter „Share“ die geplante Zustellung. Legt Empfänger und benötigte Berichtsseiten fest; verwendet beim ersten Test nur Eure eigene Adresse. Bestimmt Startzeit und Wiederholung, kontrolliert die vorhandenen Filter und speichert den Zeitplan. Prüft die erste zugestellte PDF anschließend auf Zeitraum, Datenstand und vollständige Diagramme.
Plant den Versand nach dem Zeitpunkt, zu dem Eure Daten üblicherweise vorliegen. Wenn Arbeitsstunden erst montagmorgens nachgetragen werden, kann ein früher Versand ein unvollständiges Bild liefern. Klärt daher zuerst den internen Abschluss der Erfassung. Notiert den vereinbarten Berichtszeitraum und Versandzeitpunkt an einer Stelle, die auch die Vertretung findet. So bleibt die Planung verständlich, wenn die einrichtende Person einmal fehlt.
Das Werkstattbeispiel konkret gestalten
Für die Werkstatt könnte eine erste Berichtsversion drei Fragen beantworten: Wie viele Stunden wurden erfasst? Wie verteilen sie sich auf die Arbeitsbereiche? Welche Einträge müssen noch geklärt werden? Welche Darstellung Ihr dafür verwendet, hängt von Eurem vorhandenen Bericht und den Daten ab. Versucht nicht, fehlende Informationen durch eine besonders auffällige Grafik zu ersetzen.
Vergleicht die erste PDF mit einer kleinen, nachvollziehbaren Stichprobe aus der Erfassung. Wählt beispielsweise einen Arbeitstag und einen Bereich, deren Werte Ihr leicht nachrechnen könnt. Stimmen diese überein, ist das ein hilfreicher Test dieses Ausschnitts, aber noch kein Nachweis für sämtliche Daten. Besprecht mit den Empfängern außerdem, welche konkrete Entscheidung sie anhand des Berichts treffen sollen.
Die tatsächliche PDF sorgfältig prüfen
Öffnet den empfangenen Anhang und geht alle ausgewählten Seiten durch. Achtet auf abgeschnittene Diagramme, leere Bereiche, fehlende Beschriftungen und einen unerwarteten Zeitraum. Prüft Datumswerte besonders sorgfältig, weil die US-englische Darstellung bei bestimmten Tagen mehrdeutig wirken kann. Auch Dezimal- und Tausendertrennzeichen sollten die Empfänger richtig lesen können.
Testet nach Möglichkeit eine Woche mit wenig Aktivität und eine mit umfangreicheren Daten. Ein Diagramm kann bei wenigen Einträgen gut aussehen und bei vielen Beschriftungen unleserlich werden. Prüft außerdem den Versandzeitpunkt anhand des tatsächlichen Eingangs. Wenn Ihr Filter verändert, kontrolliert bei der nächsten Zustellung erneut, ob die PDF den beabsichtigten Ausschnitt enthält. Haltet Auffälligkeiten mit Datum und betroffener Seite fest.
Typische Ausnahmen und Euer nächster Schritt
Fehlt die E-Mail, schaut zuerst nach Zeitplan, Empfängeradresse und Spamordner. Kommt sie an, zeigt aber falsche oder alte Werte, prüft den Bericht und seine Datenquellen. Wiederholtes Versenden derselben PDF behebt keine fehlenden Quelldaten. Vereinbart eine verantwortliche Person, die offensichtliche Unstimmigkeiten vor einer darauf gestützten Entscheidung klärt.
Euer nächster kleiner Schritt: Wählt eine vorhandene Berichtsseite und eine fachliche Frage für die nächste Woche. Richtet die Zustellung zunächst an Euch selbst ein. Sobald Inhalt, Zeitraum und Lesbarkeit der empfangenen PDF passen, könnt Ihr den vorgesehenen Empfängerkreis ergänzen und den Bericht in eine kurze Wochenbesprechung einbauen.
Offizielle Anleitungen zum Nachschlagen
Die Beispiele und Erklärungen stammen von texora. Oberflächen und verfügbare Funktionen können sich ändern; prüft die Angaben des jeweiligen Anbieters.