CRM / HubSpot
Nach einem Angebot automatisch eine Aufgabe anlegen
Wenn ein Deal eine definierte Phase erreicht, erstellt HubSpot eine zugeordnete Aufgabe für den nächsten Schritt.
Eine klare Erinnerung an den nächsten Schritt
Ein Angebot ist verschickt, doch wer schaut einige Tage später nach dem Stand? Wenn diese Frage regelmäßig im Team auftaucht, hilft eine interne Aufgabe. Ihr legt dafür eine eindeutige Dealphase fest und verbindet deren Eintritt mit einer Aufgabe. So wird aus einem Phasenwechsel ein sichtbarer Arbeitsauftrag mit Zuständigkeit. Der Nutzen liegt in einem nachvollziehbaren nächsten Schritt: Die zuständige Person prüft den aktuellen Verlauf und entscheidet anschließend, ob eine Rückfrage sinnvoll ist.
Das Beispiel in dieser Anleitung ist ein kleiner Dienstleistungsbetrieb. Seine Phase heißt „Angebot versendet“. Bei ihrem Eintritt soll eine Aufgabe „Angebotsstand prüfen“ entstehen. Die Automation sendet dabei keine Nachricht an den Kunden und beurteilt auch nicht, ob bereits eine Antwort eingegangen ist.
Zugang und Ablauf vorbereiten
Ihr benötigt eine passende HubSpot-Pipeline und Super-Admin- oder Workflow-Bearbeitungsrechte. Die Anbieteranleitung nennt Sales Hub beziehungsweise Service Hub Starter, Professional oder Enterprise; einzelne Funktionen können weitere Abonnements verlangen. Prüft deshalb im eigenen Konto, ob die benötigte Aktion für Eure Deal-Pipeline verfügbar ist.
Bevor Ihr etwas einrichtet, klärt drei praktische Fragen: Was bedeutet die gewählte Phase genau? Wer übernimmt die Prüfung? Welcher Abstand passt zu Euren Angeboten? Ein Vorschlag für den Dienstleistungsbetrieb wäre eine Prüfung nach drei Arbeitstagen. Das ist eine interne Vereinbarung, keine hier zugesicherte Einstellmöglichkeit. Wählt beim Einrichten nur Fristoptionen, die Euer Konto tatsächlich anbietet, und gleicht diese mit Eurem Ablauf ab.
Die Aufgabe an die Phase knüpfen
Öffnet unter CRM die Deals und wählt in der Boardansicht die passende Pipeline. Öffnet bei der vorgesehenen Phase das Menü „Automate“ und wählt „Create and assign a task“. Legt Aufgabenname, Zuständigkeit und Fälligkeit fest. Erstellt anschließend den Workflow und prüft ihn mit einem eindeutig gekennzeichneten Testdeal.
Formuliert die Aufgabe so, dass sie ohne Erklärung verständlich ist. „Nachfassen“ lässt offen, ob jemand sofort anrufen oder zuerst den Verlauf lesen soll. „Angebotsstand prüfen und nächsten Schritt festhalten“ beschreibt die beabsichtigte Arbeit genauer. Wenn Ihr ergänzende Hinweise hinterlegen könnt, empfiehlt sich eine kurze Reihenfolge: bisherigen Austausch lesen, offene Punkte erkennen, passenden nächsten Schritt auswählen. Kopiert keine vertraulichen Angebotsdetails unnötig in den Aufgabentitel.
Ein Beispielfall vom Versand bis zur Prüfung
Angenommen, der Betrieb bietet die Einrichtung einer digitalen Dokumentenablage an. Die verantwortliche Person verschickt das vereinbarte Angebot und setzt den Deal anschließend auf „Angebot versendet“. Nun soll die interne Prüfaufgabe entstehen. Bei ihrer Bearbeitung könnte sich zeigen, dass die Kundin bereits zusätzliche Informationen geschickt hat. Dann wäre eine pauschale Erinnerungsmail unpassend; zuerst wäre ihre Rückfrage zu bearbeiten.
Gerade deshalb ist die Aufgabe als Entscheidungspunkt wertvoll. Ihr automatisiert das Erinnern an eine Prüfung. Was daraus folgt, bleibt vom tatsächlichen Gesprächsstand abhängig. Vereinbart außerdem, wie die zuständige Person das Ergebnis dokumentiert, damit andere im Team nachvollziehen können, weshalb ein Deal wartet oder weitergeht.
Mit wenigen Fällen gezielt testen
Verwendet einen Testdeal, der keine echten Kundenschritte auslösen soll. Prüft nach dem Wechsel in die Zielphase, ob genau die erwartete Aufgabe entsteht. Kontrolliert Titel, Fälligkeit, verantwortliche Person und die Zuordnung zum richtigen Deal. Eine vorhandene Aufgabe allein genügt nicht als Erfolgskriterium: Sie muss auch bei der Person auffindbar sein, die sie bearbeiten soll.
Prüft danach einen Deal, der in einer anderen Phase bleibt. Testet außerdem, was bei einem erneuten Eintritt in die Zielphase passiert. So erkennt Ihr mögliche doppelte Aufgaben, bevor Euer Team im Alltag darauf stößt. Haltet das beobachtete Verhalten fest, statt aus einem einzelnen erfolgreichen Durchlauf auf alle Fälle zu schließen.
Ausnahmen und der erste kleine Schritt
Fehlt eine Zuständigkeit, ist ein Deal bereits abgeschlossen oder wurde das Angebot zurückgezogen, braucht Ihr eine klare interne Behandlung der offenen Aufgabe. Besprecht auch Vertretungen bei Abwesenheit. Eine Automation löst diese organisatorischen Fragen nicht von selbst. Bestehende ähnliche Regeln solltet Ihr vor dem Einsatz sichten, damit derselbe Phasenwechsel nicht mehrere gleichartige Aufgaben erzeugt.
Euer nächster kleiner Schritt: Schreibt den gewünschten Aufgabentitel und die verantwortliche Rolle auf. Richtet dann genau eine Regel für eine Phase ein und prüft die Testfälle. Erst wenn Aufgabe und Teamablauf zusammenpassen, übertragt Ihr das Vorgehen auf weitere Phasen.
Offizielle Anleitungen zum Nachschlagen
Die Beispiele und Erklärungen stammen von texora. Oberflächen und verfügbare Funktionen können sich ändern; prüft die Angaben des jeweiligen Anbieters.