Dateien / Zapier + Gmail + Google Drive
E-Mail-Anhänge automatisch in Google Drive ablegen
Zapier verbindet Gmail mit einem Drive-Ordner und übernimmt ausgewählte Anhänge aus eingehenden Nachrichten.
Belege sammeln, ohne jede Nachricht einzeln abzulegen
Wiederkehrende E-Mail-Anhänge manuell herunterzuladen kostet Aufmerksamkeit. Ein begrenzter Ablauf zwischen Gmail, Zapier und Google Drive kann Euch diese Ablageschritte abnehmen. Dafür legt Ihr genau fest, welche neuen Anhänge in welchen Ordner gehören. Je klarer der Eingang abgegrenzt ist, desto leichter könnt Ihr später erkennen, ob eine Datei fehlt oder irrtümlich aufgenommen wurde.
Unser Beispiel ist ein Verein, der Belege in einem vorgesehenen Eingang sammelt. Zunächst geht es nur darum, passende Anhänge in einem Drive-Ordner bereitzustellen. Die Ablage bestätigt weder die sachliche Richtigkeit eines Belegs noch seine Zahlung oder buchhalterische Verarbeitung. Für diese Schritte braucht der Verein weiterhin einen eigenen nachvollziehbaren Ablauf.
Konten, Kosten und Testbereich vorbereiten
Ihr benötigt ein Zapier-Konto, verbundene Gmail- und Google-Drive-Konten sowie einen beschreibbaren Zielordner. Der hier beschriebene Ablauf mit Filter ist ein mehrstufiger Zap; laut Anbieteranleitung benötigt Ihr dafür einen Bezahlplan oder Testzeitraum. Ein Aktionstest legt bereits eine echte Datei im Zielordner an. Der Auslöser verarbeitet neue Anhänge und übernimmt nicht pauschal ein historisches E-Mail-Archiv.
Erstellt für Eure Erprobung einen eindeutig benannten Testordner und verwendet harmlose Beispieldateien. Prüft, wer diesen Ordner sehen kann. Wenn Eure Belege personenbezogene Angaben enthalten, sollte der Empfängerkreis der Ablage bewusst festgelegt sein. Dokumentiert außerdem, welches Postfach und welches Drive-Konto verbunden sind. Gerade bei mehreren Konten ist die richtige Verbindung eine wichtige Grundlage für einen verständlichen Ablauf.
Gmail und Drive verbinden
Erstellt einen Zap mit Gmail und „New Attachment“ als Auslöser. Wählt das vorgesehene Postfach beziehungsweise Label und testet mit einer harmlosen Beispielnachricht. Legt den Filter für die gewünschten Anhänge fest. Ergänzt Google Drive mit „Upload File“, wählt den Zielordner und übergebt das Attachment-Feld als Datei. Führt den Testupload aus, öffnet die tatsächliche Datei und aktiviert anschließend den geprüften Zap.
Geht bei der Auswahlregel vom kleinsten sinnvollen Umfang aus. Für den Verein könnte ein eigens dafür vorgesehener Belegeingang der Ausgangspunkt sein. Überlegt zusätzlich, welche Dateitypen oder Merkmale Eure Belege kennzeichnen. Verwendet bei der Konfiguration nur Kriterien, die der gewählte Auslöser und Filter tatsächlich anbieten. Ein Begriff im Betreff allein ist möglicherweise zu unscharf, wenn darüber auch Rückfragen oder allgemeine Informationen eingehen.
Ein Beispielfall mit zwei Anhängen
Für einen realistischen ersten Test verschickt Ihr eine Nachricht mit einem ungefährlichen Beispielbeleg und einem kleinen Bild, das eine Signatur nachstellt. Der Verein möchte den Beleg ablegen, das Bild jedoch nicht. Prüft anhand dieses Falls, ob Eure Auswahl wirklich zwischen gewünschten und unerwünschten Anhängen unterscheidet. Der Dateiname allein beweist noch nicht, dass die richtige Datei angekommen ist: Öffnet sie und kontrolliert den Inhalt.
Schickt anschließend einen zweiten Beispielbeleg mit demselben Dateinamen, aber sichtbar anderem Inhalt. Beobachtet, wie der Ablauf damit umgeht. Entscheidet danach, wie Ihr gleich benannte Dateien im täglichen Eingang unterscheiden wollt. Versprecht Euch keine automatische Dublettenerkennung, solange Ihr sie nicht gesondert eingerichtet und geprüft habt. Zwei ähnliche Dateien können auch zwei unterschiedliche, berechtigte Belege sein.
Die wichtigsten Grenzfälle prüfen
Ergänzt eine Nachricht ohne Anhang, eine Nachricht außerhalb des ausgewählten Eingangs und eine Nachricht mit mehreren passenden Dateien. Kontrolliert jeweils den tatsächlichen Zielordner und den Laufverlauf. Notiert, welche Dateien Ihr erwartet habt und welche angekommen sind. So wird aus dem Test eine überprüfbare Liste statt eines bloßen Eindrucks, dass es offenbar funktioniert.
Prüft auch einen ungewöhnlichen Dateinamen und einen Dateityp, den Ihr bewusst ausschließen möchtet. Wenn Ihr Tests wiederholt, berücksichtigt bereits erzeugte Dateien, damit Testkopien nicht als neue Fehler erscheinen. Markiert oder entfernt Eure eigenen Testdateien nach Abschluss bewusst. Für den ersten produktiven Zeitraum empfiehlt sich ein kleiner Abgleich zwischen Eingang und Ablage: Damit erkennt Ihr Abweichungen, die Eure Beispiele noch nicht abgedeckt haben.
Störungen einordnen und den Umfang langsam erweitern
Bei fehlenden Dateien prüft Ihr zunächst, ob die Nachricht neu ist, zum ausgewählten Eingang gehört und die Filterbedingungen erfüllt. Kontrolliert anschließend die Kontoverbindungen, Schreibrechte und den Laufverlauf. Bei zu vielen Dateien beginnt die Fehlersuche bei der Auswahlregel. Eine unklare Eingrenzung wird durch einen größeren Zielordner nicht besser.
Euer nächster kleiner Schritt: Legt den Testordner an und bereitet drei eindeutig benannte Beispielnachrichten vor. Erst wenn gewünschte Anhänge ankommen und die vereinbarten Ausschlüsse funktionieren, verwendet Ihr den echten Zielordner. Behaltet eine einfache manuelle Ablagemöglichkeit für Ausnahmen bei, damit einzelne Problemdateien den übrigen Ablauf nicht aufhalten.
Offizielle Anleitungen zum Nachschlagen
Die Beispiele und Erklärungen stammen von texora. Oberflächen und verfügbare Funktionen können sich ändern; prüft die Angaben des jeweiligen Anbieters.